რას წარმოადგენს S-DOCS?

დოკუმენტბრუნვის ქართული ელექტრონული სისტემა S-DOCS არის სრულიად ქართული, ბიუჯეტური და ბაზარზე არსებულ პროცესებზე მორგებული, რომელიც გამოიყენება დოკუმენტების მიღების, კონტროლის, მართვის, შენახვისა და საბეჭდი საშუალებების ხარჯების შესამცირებლად. სისტემას შეუძლია შეინახოს სხვადასხვა მომხმარებლის მიერ შექმნილი და შეცვლილი სხვადასხვა ვერსიების ჩანაწერი (ისტორიის კონტროლი). 

დოკუმენტების ელექტრონული მართვა/აღრიცხვა საშუალებას იძლევა ორგანიზაციას დაუზოგოს დრო, ფინანსური რესურსები და ბევრად ეფექტური გახადოს საწარმოო პროცესები. 

სისტემა სრულიად ერგება კომპანიის ბიზნეს პროცესებს;

ინოვაციური მეთოდების დანერგვა ბევრად ამაღლებს კომპანიის თანამშრომლების კვალიფიკაციას.

ძირითადი უპირატესობები:

ბიზნეს პროცესების გამჭვირვალობა - ორგანიზაციის საქმის წარმოება ხდება აბსოლუტურად კონტროლირებადი და გამჭვირვალე;

საიმედოობა და კონფიდენციალურობა - დოკუმენტები ინახება ელექტრონული სახით, რაც მნიშვნელოვნად ზრდის საიმედოობას და მისი განადგურება არის მინიმუმამდე დაყვანილი;

დისციპლინის დონის ამაღლება - სისტემა უზრუნველყოფს ხელმძღვანელებისათვის  საწარმოს ყველა რგოლის, სამუშაო პროცესის სრულ კონტროლს მიუხედავად მდებარეობისა;

დროის ეკონომია  - სისტემის გამოყენება მნიშვნელოვნად ამცირებს  დოკუმენტებთან მუშაობის დროს, რაც დადებითად ისახება ბიზნეს პროცესების მართვაზე;

ფინანსური რესურსის ეკონომია - სისტემის დანერგვით მცირდება საბეჭდი ტექნიკის მომსახურების ხარჯები (კარტრიჯი, პრინტერი), საბეჭდი ფურცლები ხარჯები, ელექტრო ენერგიის ხარჯები;

დოკუმენტების სამუშაო ნაკადები (workflow) - სისტემა უზრუნველყოფს დოკუმენტების მოძრაობის პროცესის ავტომატიზირებას და საიმედოობას;   

ძირითადი კომპონენტები:

მეტამონაცემები - თითოეული დოკუმენტი შეიცავს ისეთ მეტამონაცემებს, როგორიცაა შენახვის თარიღი და დოკუმენტის შემნახველი პირის ვინაობა. საქაღალდეში შეგიძლიათ დაამატოთ მეტამონაცემების ფართო სპექტრი, მათ შორის თეგები, შენიშვნები, ხელმომწერები, მონაცემები ან ვადა და მრავალი სხვა, რაც ხელს შეუწყობს თქვენი დოკუმენტების კარგად ორგანიზებულობას და ადვილად ხელმისაწვდომობას. 

სკანირება - გულისხმობს ქაღალდის დოკუმენტის დამუშავებას სკანირების საშუალებით, ელექტრონული ფორმატით შენახვის შესაძლებლობისთვის. ზოგი სისტემა იყენებს სიმბოლოების ოპტიკური ამოცნობის პროგრამულ უზრუნველყოფას (OCR), ციფრული სურათების წაკითხვად ტექსტად გადასაყვანად. აღება ასევე გულისხმობს ელექტრონული ფორმატით დოკუმენტებისა და სხვა კომპიუტერზე დაფუძნებული ფაილების სისტემაში მიღებას.

ინდექსაცია - ინდექსაცია ხელს უწყობს ძიების უფრო სწრაფ, ეფექტურ და უფრო ზუსტ პროცესს.

საცავი - გულისხმობს იმას, თუ როგორ ინახება დოკუმენტი ცენტრალურ საცავში შემდგომი ძიებისთვის. საცავი მოიცავს კონკრეტულ ადგილებს, სადაც თითოეული დოკუმენტი ინახება, რამდენ ხანს ინახება იგი, დოკუმენტების მიგრაცია სხვადასხვა შენახვის საშუალებით და საბოლოოდ დოკუმენტის განადგურებას.

დოკუმენტის მიღება - მიღება დოკუმენტის მართვის ყველა სისტემის ძირითადი ელემენტია. ეს ყველაფერი ეხება იმას, თუ როგორ ხდება დოკუმენტის მიღება ცენტრალური მეხსიერებიდან. ეს არის რთული პროცესი, რომელიც არეგულირებს ნებართვებსა და თითოეულ დოკუმენტზე წვდომას. ეს საშუალებას აძლევს მომხმარებლებს, მიიღონ დოკუმენტები უნიკალური იდენტიფიკატორების იდენტიფიკაციით, როგორიცაა მეტამონაცემები და კონკრეტული საძიებო ტერმინები.

ძიება - ძიება საშუალებას აძლევს მომხმარებლებს იპოვონ კონკრეტული დოკუმენტები და საქაღალდეები ატრიბუტების გამოყენებით ან სრული ტექსტის ძიებით. საშუალებას გაძლევთ მოძებნოთ სისტემაში შენახული ნებისმიერი დოკუმენტი ატრიბუტების ფართო სპექტრის საშუალებით, მათ შორის, დოკუმენტის სათაურით და სხვა მეტამონაცემებით, მაგალითად, თეგებით და ხელმოწერებით.

დოკუმენტის ვერსიები - ვერსიების შედგენა ძირითადად არის პროცესი, რომლის დროსაც ხდება დოკუმენტის შემოწმება სისტემაში ან მის გარეთ, რაც მომხმარებლებს აძლევს დოკუმენტის მიმდინარე ან წინა ვერსიებზე წვდომას. დოკუმენტები დროთა განმავლობაში იცვლება ან განახლდება, აქ შემოდის ვერსია, რომ მომხმარებლებმა კვლავ შეძლონ წვდომა წინა ასლებზე. საქაღალდე უზრუნველყოფს თქვენი დოკუმენტების უკეთეს და მარტივ ვერსიულ კონტროლს. თქვენ შეგიძლიათ ატვირთოთ სისტემაში შენახული ნებისმიერი დოკუმენტის ახალი ვერსია, ჯერ კიდევ შეინარჩუნოთ ადრინდელი ვერსია და არსებული მეტამონაცემები. სისტემის მაღალეფექტური რეგისტრაციის ფუნქცია საშუალებას გაძლევთ დაბლოკოთ წვდომა სხვა მომხმარებლებისთვის თქვენს მიერ დოკუმენტის რედაქტირებისას.

გაზიარება ან გავრცელება - დოკუმენტების მართვის ეფექტური სისტემა, როგორიცაა საქაღალდე, გაზიარებისა და გავრცელების საშუალებას იძლევა ნებისმიერ უფლებამოსილ პირთან. სისტემას აქვს „View“ ნებართვა, სადაც მომხმარებელს მხოლოდ დოკუმენტის დათვალიერების საშუალება აქვს და აგრეთვე „Edit“ ნებართვები, სადაც მომხმარებელს უფლება აქვს შეცვალოს მეტამონაცემები.

უსაფრთხოება - დოკუმენტის უსაფრთხოება ძალზე მნიშვნელოვანია დოკუმენტის მართვის ნებისმიერ სისტემაში. საფრთხეების თავიდან არიდების მიზნით, როგორიცაა კრიპტო-გამოსასყიდი მავნე პროგრამა, სავალდებულოა თქვენი დოკუმენტების შენახვა უსაფრთხო და დაცულ ცენტრალურ საცავში, რასაც უზრუნველყოფს სისტემა.

ძირითადი ფუნქციონალი:

• შემოსული და გასული კორესპონდენცია;
• ბრძანებები და განკარგულებები;
• დავალებები;
• საოქმო ჩანაწერები;
• ორგანიზაციული და სამართლებლივი დოკუმენტები;
• შიდა წარმოება (სამსახურეობრივი ჩანაწერები, მოხსენებითი ბარათები, სამუშაო ანგარიშები და სხვა);
• ხელშეკრულებები;
• არქივი;
• ანგარიშები.

დამატებითი მახასიათებლები:

• დოკუმენტების კლასიფიკაცია;
• დოკუმენტების ავტომატური ნუმერაცია ტიპების მიხედვით;
• დოკუმენტზე შტრიხ კოდის გენერაცია;
• ელექტრონული ხელმოწერა (ფაქსიმილია, ელ. ხელმოწერის პადი);
• კონტრაგენტების მართვა;
• ვიზირება (პარალელური, თანმიმდევრული);
• შესრულების ვადების კონტროლი;
• ავტომატური შეხსენება (ელ-ფოსტა, სმს);
• ანგარიშების ავტომატური დაგზავნა ;
• დოკუმენტების ვერსიონიზაცია;
• პროლონგაციის კონტროლი.

გამოყენებული ტექნოლოგიები:

• სისტემა სრულად ეფუძნება Microsoft SharePoint-ის პლატფორმას;
• სისტემის დანერგვა შესაძლებელია, როგორც Cloud, ასევე on-premise პლატფორმებზე.

ინტეგრაცია სხვა სისტემებთან:

• Active Directory
• E-Mail, SMS
• HRMS
• CRM
• ERP და სხვა

ინტეგრაცია ხორციელდება ვებ სერვისების გამოყენებით.

დაგვიკავშირდით